Manajamen Proyek Sebagai Suatu Pengantar

Pengertian

Era sekarang ini banyak kita menemukan contoh adanya proyek baik itu proyek skala kecil maupun besar, proyek komersial maupun pelayanan umum. Pembangunan pelabuhan, pembangunan bandar udara dan lain-lain disebut proyek, sementara itu kegiatan manusia yang lain seperti menanam padi, pembayaran gaji bulanan dan pelaksanaan perkuliahan tidak dinamakan proyek. Apa yang dimaksud dengan proyek ?

Jawaban dari pertanyaan ini dapat dilihat dari aspek tujuan, siklus hidup, kompleksitas, keunikan dan konflik sumber daya yang terjadi.

• Tujuan

Suatu proyek biasanya mempunyai suatu aktivitas yang berlangsung dlam waktu tertentu dengan hasil akhir tertentu. Proyek dapat dibagi dalam sub-sub pekerjaan yang harus diselesaikan untuk memcapai tujuan proyek secara keseluruhan.

• Kompleksitas

Proyek biasanya melibatkan beberapa fungsi organisasi karena diperlukan bermacam-macam keahlian dan bakat dari berbagai disiplin ilmu.

• Keunikan

Suatu proyek mempunyai ciri tersendiri yang berbeda dari apa yang sudah dikerjakan sebelumnya.

• Tidak permanen

Proyek adalah aktivitas temporer artinya suatu proyek memiliki batasan waktu tertentu

• Ketidakbiasaan

Proyek biasanya menggunakan teknologi baru dan memiliki elemen yang tidak pasti dan beresiko.

• Siklus Hidup

Selama proses, proyek akan melewati beberapa fase yang disebut siklus hidup proyek

Dari penjelasan di atas, maka dapat disimpulkan bahwa proyek adalah suatu jenis program yang disusun secara terperinci sebagai suatu bentuk kegiatan yang akan dilaksanakan dan didalamnya secara konkrit ditetapkan tujuan dan hasil yang akan dicapai, lokasi jelas, organisasi pelaksana, biaya dan jadwal waktu serta anggarannya tertuang dalam suatu dokumen

Komponen Proyek

Suatu proyek terdiri atas beberapa komponen yang mendukung yaitu :

• Kemampuan

Berhubungan dengan pengetahuan tentang projek yang akan dikerjakan, kemampuan dalam mengerjakan proyek tersebut, dan pengalaman yang dibutuhkan yang bertujuan untuk mengurangi faktor resiko yang terjadi dari suatu proyek yang akan dikerjakan

• Perangkat Bantu

Alat bantu yang dibutuhkan oleh seorang manajer proyek untuk meningkatkan kemampuan menangani suatu proyek dalam bentuk perangkat lunak maupun perangkat keras, seperti dalam hal dokumentasi, perencanaan, permodelan, audit maupun pengevaluasian proyek

• Proses

Adalah suatu teknis dan urutan kebutuhan yang dapat di monitor dan di kontrol dalam waktu tertentu meliputi waktu, dana, kualitas, resiko maupun bidang garapan proyek.

Manajemen Proyek

• Secara tradisional pengertian manajemen adalah meliputi kegiatan perencanaan, pengorganisasian, penempatan orang, pengendalian dan pengarahan.
• Manajemen Proyek adalah kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan dan mengendalikan sumberdaya organisasi untuk mencapai tujuan tertentu dalam waktu tertentu dengan sumberdaya tertentu.
• Manajemen Proyek mempergunakan personil untuk ditempatkan pada tugas tertentu dalam proyek

Ciri-ciri Manajemen Proyek

Mekanisme proyek dalam hubungannya dengan pengelolaan, organisasi dan sumber daya mempunyai ciri-ciri tertentu sebagai berikut :

• Memimpin organisasi proyek dan beroperasi secara independen.
• Pembawa tunggal untuk mencapai satu tujuan proyek.
• Memerlukan bermacam-macam keahlian dan sumber daya.
• Bertanggung jawab menyatukan orang-orang dari berbagai fungsi/disiplin yang bekerja.
• Memfokuskan pada ketepatan waktu dan biaya.

Macam-macam Proyek

• Proyek Kapital

Proyek ini biasanya berupa pengeluaran biaya untuk pembebasan tanah, pembelian peralatan, pemasangan fasilitas dan konstruksi gedung

• Proyek Penelitian dan Pengembangan

Proyek ini bisa penemuan produk baru, temuan alat baru dll. proyek ini dapat muncul dilembaga komersial maupun pemerintah.

• Proyek yang berhubungan dengan manajemen service

Proyek ini sering uncul dalam perusahaan maupun instansi pemerintah. Proyek ini bisa berupa perancangan struktur organisasi, pembuatan sistem informasi manajemen, peningkatan produktifitas perusahaan.

Batasan suatu proyek

Batasan suatu proyek menurut teori klasik menyatakan bahwa proyek terdiri atas 3 hal yaitu :

• Ruang Lingkup
• Waktu
• Dana

Seiring dengan perkembang jaman, manajemen proyek memiliki beberapa batasan yang mencakup :

• Ruang Lingkup

Ruang lingkup proyek meliputi tata cara untuk menentukan waktu proyek dimulai, perencanaan lingkup proyek yang akan di garap, pendefinisian ruang lingkup proyek, verifikasi proyek serta kontrol atas perubahan yang mungkin terjadi saat proyek tersebut di mulai.

• Waktu

Meliputi tata cara mendefinisikan suatu aktifitas, menentukan urutan-urutan kejadian atas proyek, mendefinisikan durasi/lama waktu dari setiap pekerjaan, pengembangkan suatu skedul serta merencanakan kontrol atas skedul tersebut

• Dana

Meliputi tata cara untuk merencanakan sumber dana proyek, mengestimasikan harga dan sumber daya, mendefinisikan budget, serta mengontrol keuangan

• Kualitas

Meliputi kegiatan perencanaan kualitas, perencanaan jaminan atas suatu kualitas berdasarkan standar tertentu, serta pengontrolan atas kualitas

• Resiko

Meliputi perencanaan atas manajemen resiko, mengidentifikasikan resiko yang timbul dari suatu proyek, menganalisa kuantitatif dan kualitatif suatu resiko, merencanakan tindakan yang akan diambil dari suatu resiko yang timbul serta memonitor setiap resiko yang mungkin muncul dari suatu proyek

• Sumber Daya Manusia

Manajemen sumber daya manusia meliputi kegiatan perencanaan atas sumber daya manusia yang akan mengerjakan proyek, perekrutan tenaga kerja, serta pembangunan team

• Logistik

Manajemen logistik meliputi tahapan perencanaan kebutuhan sumber daya untuk kegiatan proyek, perencanaan tender, proses tender dan penentuan pemenang tender, administrasi atas kontrak pembelian, dan tata cara penutupan kontrak.

• Komunikasi

Meliputi kegiatan perencanaan komunikasi atas level sumber daya, distribusi informasi, laporan kemajuan proyek dan pembuatan administrasi akhir proyek sebelum diserah terimakan.

• Manajemen Integrasi

Merupakan kegiatan yang meliputi perencanaan pengembangan, perencanaan tata pelaksanaan suatu proyek dan kontrol atas perubahan secara terintegrasi dari suatu proyek

Pengertian Resiko

Risk = Threats x Vulnerabilities x Impact

Threats disini contohnya ancaman teknologi, alam, atau perbuatan manusia yang dapat menyebabkan kerugian. Vulnerabilities merupakan kelemahan dari keamanan sistem informasi yang dapat menjadi ancaman, sebagai contoh : membuat passwords yang mudah diketahui oleh orang lain, database tidak dilindungi dengan passwords.

Salah satu cara mudah untuk mengurangi resiko adalah dengan melakukan pengontrolan untuk mengurangi berbagai kelemahan pada sistem kita, dapat dilakukan dengan menambal kekurangan-kekurangan yang ada pada sistem kita, memakai software-software anti-malware, dan adanya pengawasan yang tepat pada semua pintu masuk di sistem.

Manajemen Resiko

Secara umum manajemen resiko bertugas untuk :

· melakukan identifikasi resiko yang akan terjadi

· memperkirakan dampak yang akan terjadi pada bisnis kita jika resiko itu terjadi

· membuat keputusan finansial yang tepat mengenai dampak yang telah diperkirakan.

· Mengimplementasikan program penanggulangan resiko tersebut dan secara kontinu melakukan pengukuran dan perkiraan apakah program yang telah dijalankan sudah efektif atau masih membutuhkan perbaikan? Ingat, mengelola resiko bukan merupakan aktivitas sesaat tetapi merupakan proses yang terus menerus akan berlangsung sehingga selalu ada pengontrolan, pengukuran, evaluasi, dan perbaikan.

Siklus Manajemen Resiko :

Dari gambar siklus diatas dapat dikatakan ada 4 tahap dalam siklus untuk mengelola resiko, yaitu :

1. Assess à Manaksir atau memperkirakan

· Melakukan identifikasi informasi kristis assets

· Menemukan kemungkinan ancaman dari assets yang telah diidentifikasi

· Mengidentifikasi kelemahan sistem yang dapat menjadi ancaman

· Menghitung besar resiko tersebut

2. Evaluate

Ada dua pendekatan dalam mengevaluasi suatu resiko, yaitu :

a. Kuantitas

Pendekatan kuantitas ini lebih mudah ditampilkan dan dimengerti karena output-an dalam angka. Namun, untuk memperoleh angka tersebut dibutuhkan usaha yang cukup keras. Untuk menghitung dalam bentuk satuan uang dampak yang akan terjadi sangatlah sulit.

b. Kualitas

Menggunakan metode score dan pengalaman dari para pekerja serta konsultan untuk memperoleh score tersebut.

3. Manage

Setelah kita telah memberikan score pada setiap resiko yang terjadi maka tahap selanjutnya adalah mengurutkan resiko tersebut dari resiko yang mempunyai score tertingi sampai terendah. Hal ini akan membantu kita untuk mengambil keputusan resiko mana yang harus pertama kali kita kelola.

Ada 4 cara untuk menghadapi suatu resiko :

· Reject the Risk – cenderung mengabaikan tantangan untuk menghadapi resiko tersebut dengan harapan resiko tersebut akan hilang. Bertahan menggunakan pendekatan ini jarang sekali berhasil.

· Accept the Risk – biasanya pendekatan ini digunakan jika cost yang dibutuhkan untuk melakukan pengontrolan untuk mengurangi resiko akan lebih besar dibandingkan jika resiko itu terjadi.

· Transfer the Risk – salah satu pendekatan yang dapat dilakukan jika cost untuk melakukan pengontrolan untuk mengurangi resiko lebih besar bila dibandingkan dengan memindahkan resiko tersebut kepada pihak lain, seperti pihak asuransi

· Mitigate the Risk – mengurangi resiko tersebut dengan management.